De meeste pakketleveringen verlopen volledig volgens het standaardproces: bezorgen, registreren, bewoner informeren en ophalen. Maar een woongebouw is voortdurend in beweging. Bewoners verhuizen, gegevens veranderen, pakketten blijven soms langer liggen en een levering kan anders verlopen dan bedoeld.
Goed beheer betekent daarom niet dat iemand voortdurend met de pakketautomaat bezig is. Het betekent juist dat het dagelijkse proces zoveel mogelijk automatisch verloopt en dat er voldoende inzicht en mogelijkheden zijn om gericht in te grijpen wanneer dat nodig is.

De CiPiObox automatiseert een groot deel van het afleverproces. Het systeem koppelt leveringen aan bewoners, registreert transacties, verstuurt afhaalberichten en houdt bij welke vakken in gebruik zijn. Daardoor kunnen grote aantallen pakketten worden verwerkt zonder dat iemand anders daar nog naar om moet kijken.
Bezorgen en ophalen blijven echter uiteindelijk mensenwerk. Een bezorger kan in zijn haast anders handelen dan bedacht, een te groot pakket kan buiten de automaat worden achtergelaten of een bewoner kan een vraag hebben over wat er bij de kast is gebeurd.
Automatisering neemt veel van het dagelijkse werk weg. Maar voor situaties waarin iets afwijkt, blijven mogelijkheden nodig om achteraf te controleren wat er daadwerkelijk is gebeurd.
